Une grande attention est requise pour un déménagement de toute envergure. Il y a des horaires à coordonner, des listes de contrôle à parcourir, des fournitures à acheter, et c’est tout avant le
les déménageurs arrivent même. De telles tâches sont amplifiées lors du déménagement d’un bureau ; vous ne pouvez pas simplement arrêter toutes les affaires pour que votre déménagement ait lieu. Nous avons aidé avec des milliers de déménagements commerciaux, nous avons donc décidé de vous donner quelques conseils sur la meilleure façon de déménager votre bureau et de vous ramener rapidement à ce que vous faites le mieux.
Désigner un chef de projet
Vous le savez probablement déjà en dirigeant une entreprise, mais il est essentiel pour tout grand projet d’avoir un chef de projet. La désignation d’un chef de projet réduit les problèmes de communication et minimise les autres problèmes liés au fait d’avoir trop de mains dans un projet.
Étant donné que le déménagement ne fait (probablement) pas partie des fonctions normales de votre entreprise, l’affectation d’un véritable chef d’entreprise ou d’un superviseur à cette tâche n’est probablement pas la meilleure décision. Au lieu de cela, envisagez de nommer un administrateur de bureau, un assistant personnel ou quelqu’un d’autre dont les tâches principales incluent l’organisation et le multitâche pour être le chef de projet. Une personne occupant ce poste est un candidat de choix pour cette tâche car elle est déjà à l’écoute de la situation au sein du bureau et elle « vit » dans le monde de l’organisation et de la coordination.
Engagez des déménageurs professionnels
Lorsqu’il s’agit de bien accomplir une tâche, l’expérience joue souvent un rôle central. Déménager une entreprise ou un bureau n’est pas différent. Prenez le temps de rechercher des entreprises de déménagement professionnelles dans votre région et assurez-vous de choisir quelqu’un qui possède l’expérience adéquate pour effectuer votre déménagement de manière efficace et rapide. Contactez les entreprises que vous envisagez d’embaucher et posez des questions sur leur expérience, la taille de l’équipage, les options de stockage, les services supplémentaires proposés ou toute autre information dont vous pensez avoir besoin. Si vous rencontrez des difficultés pour trouver un déménageur de bureau local, Stevens dispose d’un outil de recherche d’agent pour localiser des déménageurs professionnels fiables dans votre région.
Concevoir un plan d’étage
Pas besoin d’être trop complexe avec le plan d’étage. Idéalement, cela devrait être suffisamment « haut de gamme » pour donner une disposition générale à votre bureau sans avoir à y investir une tonne d’énergie. Gardez à l’esprit la taille et la forme de vos bureaux, tables et autres meubles lors de la création d’un plan. Une autre chose à garder à l’esprit est l’atmosphère que vous essayez de créer dans votre nouveau bureau. Voulez-vous un plan d’étage ouvert qui cultive une collaboration ouverte ? Vous souhaitez que vos collaborateurs aient leur propre espace privé qu’ils peuvent personnaliser ? Quel que soit votre choix, assurez-vous que votre chef de projet a une copie du plan d’étage avant le jour du déménagement.
Organisez et communiquez avec votre équipe
N’oubliez pas que la communication est essentielle. Il est essentiel que tous vos employés sachent exactement quelles sont leurs tâches concernant le déménagement, avant et le jour du déménagement. Assurez-vous que vos employés savent à quoi s’attendre de votre déménagement. Les journées de travail seront brièvement interrompues et les horaires hebdomadaires devront peut-être être modifiés, mais tant que ces éléments sont communiqués à l’avance, le déménagement de votre bureau se déroulera sans heurts.
Il est également très important de ne pas oublier de répondre à toutes les questions et préoccupations de votre personnel. Les déménagements peuvent être une grande entreprise, même pour les professionnels chevronnés. Il est important de garder des lignes de communication ouvertes pendant une période de transition.
Diriger une entreprise vous tient occupé, donc devoir également déménager cette entreprise peut être une perspective intimidante. N’oubliez pas que la communication et l’organisation, comme pour toute autre chose dans les affaires, sont la clé pour réduire le stress et augmenter l’efficacité. En suivant ces étapes, vous déménagerez et retournerez au travail en un rien de temps.
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